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以下文章来源于公文帮 ，作者原野
编者按重要文稿的起草，可能是机关工作中难度最大的一项工作。对个人来说，是一次释放知识储备、挑战智慧极限的苦旅，青灯为伴、键盘为友，“抓耳挠腮恨墨少，月落乌啼奋笔书”；对写作团队来说，则是对整个团队的战斗意志和能力的考验，既要有“强烈的吞掉敌人的企图和雄心”，又要有攻山头、夺阵地的战法套路。针对此，本文给出了独家悟出的“五步法”心得体会，现全文刊发，希望能给读者带来一定的收获和帮助。
上至党代会政治报告、政府工作报告，下至本单位、本乡镇的年度工作报告，以及其他重大综合汇报、报告、领导重要讲话等重要文稿，要求高，信息量大，起草工作很难一蹴而就，往往需要花费较长的时间、较多的人力、较大的精力才能完成。笔者根据多年的写作经历，总结形成了重要文稿撰写的“五步法”心得体会，以抛砖引玉，供大家批评指正。
第一步：资源调配
接到重要文稿起草任务后，这个时候不能立即动笔写，而是先要分析任务需求，看看需要什么，缺少什么，如何组织调动资源，把准备工作做充分，所谓“兵马未动，粮草先行”，如果把一次重要文稿的起草比作一次大的战役（在某种意义上一次重要文稿起草对笔杆子而言就是一场战役，对本人和所带团队一次重大的考验），那么，调兵遣将、后勤保障无疑是战前的必备条件。具体来讲：
首先，需要搭建写作团队。由于重要文稿的特点，仅仅依靠个人往往是难以完成的，必须要根据文稿的需要搭建专门的写作班子，写作班子成员可以从本处（科）室、本部门抽调组建，如果实在人手紧张也可以从本系统下属单位临时抽调笔杆子。写作团队成员能力素质的高低、思维性格的互补、团队协作意识的强弱都非常重要，如果各方面都好，是一支能打硬仗胜仗的队伍，加上总执笔人指挥调度有方，无疑就为材料的成功打下了最坚实的基础。
其次，需要搜集大量素材。团队搭建起之后，接下来就需要“粮草”“枪支弹药”了，简单讲，就是要为起草搜集素材。素材哪里来？来源主要包括：文件资料，如中央、国家、上级单位和本单位印发的相关文件、制度，领导讲话，批示指示，调研报告，等等，借此吃透吃准方方面面的精神、政策；下通知，让各相关单位提供素材，如年度工作总结、计划、战略规划、问题查找、原因剖析、意见建议等；开展调研，深入下属单位、外单位去了解情况，掌握一手资料；召开战略研讨会，组织专家座谈，听取专家的观点看法、意见建议；利用网络、图书馆等查阅针对性的资料。
第二步：运筹帷幄
古语云：运筹帷幄，决胜千里之外。重要文稿的起草，运筹帷幄同样十分重要。凡事预则立、不预则废，谋定而后动，等等，都是说的运筹帷幄的重要性。
重要文稿总执笔人要带着写作团队运筹帷幄，具体来说主要是：
首先，要让大家带着任务去分头思考。先不统一思路，而是广开思路，让大家海阔天空、信马由缰不受拘束地去思考，分头去仔细考虑文稿起草的思路、大致的轮廓，各自形成自己的写作方案。这样，可以保证每位成员在不受打扰、不受干扰的情况下独立地去思考、去研究，形成个人的想法和思路，既训练了团队每位成员的独立思维能力，又让大家提前做了准备，为下一步工作打下了基础。
其次，总执笔人自己更要仔细地研究和思考。文稿该怎么写、写什么、达到什么目的和效果。作为文稿起草的总执笔人，此时就是文稿起草“战场”的统帅，就是文稿起草前线指挥官，对本次文稿起草负直接责任和主要责任，比起其他成员责任更大、担子更重，不但要承担组织协调的工作，还得动脑思考，对文稿起草的全局、全盘、重点、难点都要悉数掌握，这样才能去驾驭和掌控全局。
第三，开展头脑风暴。在大家都做了充分的思考和准备之后，总执笔人就要组织进行研讨，让每位成员围绕本次文稿起草任务依次充分发表意见，畅所欲言，各抒己见，谈谈本人的写作思路。在每位成员发表完意见后，大家再展开讨论，觉得有哪些好的想法、思路比较成熟，可以采纳利用。大家讨论完之后，总执笔人再最后发表意见，明确写作思路、方案，安排接下来的任务。
通过一系列深入地思考、研究、分析、讨论，写作团队的每位成员应该说对本次文稿起草的认识越来越清晰、越来越深入，而且思考得越深入、讨论得越充分，效果就越好，为后续工作的顺利开展打下的基础也越扎实。
第三步：拟好提纲
粮草有了，考虑也比较成熟了，接下来就应该绘制文稿起草的“作战图”了，简单讲就是要拟定写作提纲。
写作提纲对重要文稿起草的成败至关重要，所谓提纲挈领，提纲拟好了在很大程度上文稿起草就成功了一半。毛泽东主席的秘书胡乔木曾说过：写文章和盖房子一样，要看如何布局、设计，是否经济、合理、实用。原国务院研究室主任、国务院发展研究中心主任王梦奎也说：文章搭的框架，就像一座房子，四梁八柱立住了，才坚固而牢靠。二十世纪末未名湖畔三雅士之一张中行曾说：思路条理的形成，要靠多方面的条件；写提纲是个很重要的条件，或者说是很重要的办法。三位写作大家实际上都指出了写作提纲对文稿起草的重要性和必要性。可以说，有了好提纲，文章就有了方向，有了准星，有了基础，有了骨架，写起来就有了底气，可以按图索骥、有序组织、扎实推进。
如何拟定写作提纲呢？
第一，要立意高远、主旨明确、观点鲜明，紧紧围绕主题来写。提纲要把主要思想、重要观点、基本思路、重点举措等等核心的要素亮出来，让领导和受众通过提纲就能明白文章要表达什么、体现什么、突出什么、强调什么。
第二，要逻辑清晰、思路缜密、结构合理。好的提纲必须条理性、逻辑性强，是一个完整的、严密的体系，整体和部分之间、部分和部分之间、每一部分内部之间是有机统一的，既彼此界面清晰、互不交叉重复，又互相呼应、前后一致，环环相扣、严丝合缝，经得起推敲。
第三，要有干货，言之有物，言之有据。虽然提纲还只是有灵魂、有经脉的骨架，还没有血肉，但也不能是些虚头八脑的空话，而要把文稿要表达的主要内容、关键部分体现出来，让人看了提纲就知道要写些什么。为了达到这个效果，提纲不能是简纲，而应是详纲，从层级上来讲，至少写到三级，第一级标题体现文稿分几大块，第二级标题体现每一大块下面又包含哪几个点，第三级标题则体现每一个点下面具体有哪些内容做支撑。
第四，要高度凝练、语句得体。好提纲，要求文章题目、每一级标题在语言上都是高度概括、高度浓缩，短短数语，却内涵丰富、包罗天下，信息量极大，而且准确到位。第五，要力求工整、对仗严密。无论古今中外，文字作品就是艺术品，虽然公文性质的文稿不是文学艺术作品，但好的语句依然十分重要，特别在提纲上，语句工整、讲究对仗，可以使文章显得齐整，不散乱，富有气势，而且易读易记，让人印象深刻、回味悠长。
好提纲不是一下就能形成的，往往需要多次讨论、多次拟写、反复修改，在大家都认为已经成熟、拿得出手之后，接下来一个最重要、最关键的环节是呈请领导审示。如果领导基本认可了，就可以着手下一步工作了，如果领导不认可，那还得按照其要求作进一步修改完善，然后再呈阅，直至认可。
第四步：正式起草
前面的工作都做到位之后，接下来最艰巨、最繁重的任务就正式开始了，如果前期工作是开胃菜，那这里就开始上正菜了，文稿最终怎么样，还得看这个环节，如果起草环节组织不好，同样前功尽弃。所以，正式起草必须精锐尽出、全力以赴。
类似年度工作报告甚至跨度更大的报告，动辄长达几十页、万字以上，这样的鸿篇巨制就是一项浩大的工程，作为总执笔人如何组织好、协调好至关重要。
首先，要分配好任务。把写作团队按照文章的结构分成几个小组，如起草年度工作报告，一般可以分成三个小组，总结部分为一个小组，形势任务分析部分为一个小组，下一步工作计划部分为一个小组，每一组根据成员特点进行组合，善于总结的写总结，善于分析的写形势，善于计划的写计划，实行承包制，每个组承包一块。同时，每个组要明确谁是组长，一般来讲让经验丰富、写作和组织协调能力强的成员担任组长。组长要负责本组所承担任务的指导、督促和推进，各小组成员要负起各自的责任，承担相应的起草任务。
其次，要充分地沟通。任务分配下去之后，并不意味着万事大吉，这个时候，每个小组在分头突击，作为总执笔人要与组长定期或不定期进行及时沟通，把自己所掌握的信息及时传达，自己最新的一些思考跟大家交流、分享，把每个组遇到的困难拿出来讨论，提出解决的办法，把做得好的向大家介绍，取长补短。同样，每个小组内部，也要进行充分的沟通交流，作为组长要及时了解组员写作的情况，看到问题及时指出，共同商量解决的办法，确保每个组员不掉队。在这个过程中，千万不能各写各的，各自为战，闭门造车，如果一旦问题得不到及时发现和解决，就会往后累计、递延，导致误工、返工。
第三，要把握好进度。作为总执笔人，要按照整体的时间进度去及时跟进，定期让每个小组汇报工作进展，分析指出存在的问题，明确下一步改进的方向和工作方式方法。每个小组内部也要制定自己的进度表，按进度安排推进，如果进展缓慢则需及时向组长报告，保证每个组员都能齐头并进，不拖后腿。
第四，要统一好风格。每位成员、每个小组的任务完成之后，就要合稿，先是小组内部合，把本小组所写的部分合起来，组长要对本小组承担的部分负责，看看写得怎么样，是否达到要求，不行的就要及时修改，争取本组内通过。接着，再把每个组所写的部分合起来，形成一个完整的稿子，应该说，文章的雏形就基本有了。但合稿一定要注意，绝不是简单地把每个部分合起来就行了，还要看整体是不是保持一致，有没有前后打架的地方，行文风格是否统一，把这些很明显的瑕疵处理掉，才算是真正形成了第一稿。
第五步：修改完善
第一稿完成，绝不能说任务就完成了，写作就成功了，因为后续修改完善的任务依然不可小觑。有人说：好文章是改出来的，这话应该是经验之谈，不无道理。法国诗人、文学理论家布瓦洛曾说：劝你从容地忙着，总不要失去耐心，还要十遍、二十遍修改你的作品。我国著名作家艾芜说道：写作还有一个过程，就是修改过程；从别人的角度上去吹毛求疵，冷静地修改。
修改完善，大致包括以下几个阶段：
第一，前期修改。第一稿出来之后，把合稿发给每位成员，让大家下去认真消化，看存在哪些问题。接着，组织大家进行讨论，每位成员都要对文稿提出修改的意见建议。总执笔人在综合大家的意见，结合自己的思考，提出修改完善的要求。每一个小组再按照要求去认真修改完善。经过几轮修改之后，总执笔人认为基本没有大的瑕疵之后，方能进入下一环节。
第二，通读细改。前期修改主要是对大的毛刺的去除，这之后就应该是精细打磨了。通常的做法是：把团队组织在一起，利用投影仪等方式让大家一起来改。一位成员对全文拉通朗读，逐字逐句过，发现哪儿有问题能改的马上改，不能现场改需要进一步思考、补充调整的，暂时放一放，会后让负责该部分的小组再去改。这个环节看似费时费力，实际上效果很好，往往能发现一些在电脑、纸面上看不出来的问题。
第三，报送领导。经过前两轮打磨，在写作团队都认可，确定文稿成熟的基础上，就要及时报相关领导审阅。按管理层级，先送分管领导审阅，分管领导如有修改意见就按意见修改，然后再呈送主要领导。
主要领导看了之后，可能有几种结果：一是总体满意，局部修改；二是领导有了新想法，需要在文中体现；三是完全不满意，没有达到要求。领导完全不提修改意见，一把过的情况微乎其微，可以忽略不记，所以这种情况就不写。
遇到第一种情况，那应该是很幸运的事了，后续修改完善就很轻松。遇到第二种情况，也还可以，把领导的新想法、新思路体现进去就是。遇到第三种情况，就有点麻烦了，不但意味着前期工作没有得到认可，而且还要另起炉灶，重新理思路、拟提纲、找素材，存在很大的变数，而且对团队成员的信心也是沉重打击。
笔者就知道有一位同仁，单位马上就要开年度大会了，但之前写的工作报告却被领导否了，一时间巨大的压力袭来，让他彻夜难眠，烟一支接一支的抽，那种无助感、绝望感真的是常人难以承受，最后单位分管领导、部门领导齐上阵，共同想办法，才终于在大会召开前两个小时把稿子定下来。所以，写稿子的同志最怕遇上后一种情况。
第四，征求意见。主要领导通过之后，还不能最终定稿，按照程序还需要征求各有关方面意见，通常是本单位各部门、党组、党委其他领导的意见。方方面面的意见收集、汇总之后，能够改的马上改，觉得拿不准的需要向有关领导请示，征求其意见，酌情修改。按照征求意见修改完善后，再呈报主要领导，主要领导同意后，就可以最终定稿了。作为重要文稿，印发前，还需要文印部门校对、核稿，看看有没有错别字、标点符号等方面的问题，没有问题才能送印。
文章千古事，得失寸心知。总之，重要文稿起草的过程，是一个不简单的过程，是一个漫长而艰辛甚至痛苦的过程，也是一个砥砺磨练、团结协作的过程，更是一个披坚执锐、战胜困难的过程，尽管多多少少会经历迷茫、挫折、失望，有加班加点，有山穷水尽，有矛盾冲突，有焦虑烦躁，有茫然无助，但也有柳暗花明，有豁然开朗，有恣意挥洒，有指点江山，有激扬文字，不管多难、多苦都会克服，不管过程多么曲折，最终都能够不辱使命，达致胜利的彼岸，实现预期效果，取得圆满成功，打造出真正的精品力作。正如歌中所唱：不经历风雨，怎么见彩虹。一番风雨之后，必定是最多彩、最靓丽的彩虹。
以上对重要文稿起草的一些体会和感悟，仅仅是一个初略的概括和总结，很多细节尚未展开，希望能对从事文稿起草的同事、同仁特别是年轻同志有所启发、有所帮助。
公文写作是一项需要长期积累的工作，但对于一名没什么经验的新手，在接到任务后，有没有一条?快速通道?，可以在较短时间内掌握其基本?思路?流程?方法?呢?在这里，我就以起草一篇领导在群众路线教育实践活动机关总结大会上的讲话为例，介绍一下?五步?写作法。
第一步，搜集资料
方法是?看两篇写一篇?
写作之前，可以先找两篇文章。第一篇，要找以往领导同志在类似教育实践活动中的总结讲话。因为每种类型的讲话，都有着相对固定的套路和逻辑，这篇文章，解决的是?形似?的问题，就是文章结构、语言风格要像。第二篇，要找上级领导机关或者同级其他机关群众路线教育实践活动总结大会上的讲话。因为每种内容的讲话，在一定时期内，都有着相对固定的内容要求，这篇文章，解决的是?神似?的问题，就是文章最基本的内容、方向要准。找出这?两篇文章?，通过学习和模仿，之后写出来的文章，最起码在结构上、内容上不会出现大的偏差。
第二步，琢磨内容
方法是?换位思考?
替领导起草讲话稿，当然要站在领导的角度去思考问题，学会?换位思考?是最基本的方法。那么，可以从哪些角度换位思考呢?概括起来，可以有以下五个:
第一，领导同志应该讲什么?就是在这次总结大会上领导应该强调的内容、要求等。
第二，文件起草的部门希望领导同志讲什么?就是有关部门对于这项工作的考虑，希望通过领导讲话传递出的工作信号。
第三，听众希望听到什么?讲话都是有对象、有听众的，听众对领导的讲话往往都有具体期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路等，应该将听众的需求反映在领导讲话之中。
第四，领导同志本人希望讲什么?每位领导同志讲话都有一贯的思路、风格，每位领导同志都有近期关注的重点、强调的要点等。
第五，上级希望领导同志讲什么?每项工作都应该按照上级领导机关的部署和要求开展，科学地传递上级的要求也是讲话的题中应有之义。
有了这五种角度，是不是就全面了、穷尽了?不一定，最起码还可以?更上一层楼?，在综合各个角度之后，重新回到最初始的问题?在这样的场合，领导同志应该讲什么?这并不是简单的回归，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平台去重新思考。通过多个角度的思考，我们就会对文章的主体内容有较为充分的把握。
第三步，拟定提纲
方法是?闭上眼睛?
讲话开写之前，要起草提纲。起草提纲要在掌握基本素材、充分思考的基础上，合上参考文章，合上各类材料，越过纸面看实质，闭上眼睛想清楚，合上书本写提纲。要切忌?找?提纲，翻阅各类材料，这里摘一个意思，那里找一个想法。拟定提纲，最起码要写到二级，想得清楚的地方要写到三级。
第四步，起草文章
方法是?一气呵成?
长期用电脑写作，很多人往往养成?先写容易的?和?复制粘贴?的习惯。好的讲话稿应做到文气贯通，如果先写材料丰富的、容易的、想清楚的，会使文章看上去是?拼凑?出来的，而不是?写?出来的。这是公文写作的大忌。因此，在公文写作的培养阶段，就要形成一个良好的写作习惯，想清楚、写清楚，按照提纲，从头到尾写下来、顺下来。
第五步，反复修改
方法是?逼着自己改?
好文不厌百回改。刚学习公文写作的同志在写完初稿后，往往会感觉?不知道改什么?不知道怎么改?不会改?改不动?，这是很正常的。这时候，就需要对自己?狠一点?，进行自我否定、自我提升，要强迫自己多换角度、加深思考、提高站位，对已有的文稿反复琢磨，反复修改，有时甚至还要推倒重来。要相信，?山重水复疑无路，柳暗花明又一村?，一篇文章每突破一次?改不动?的困境，就会上升一个水平，自己的写作能力也会提高一个层次。
经过这样五个步骤，就形成了一个相对完整的写作流程，写出的讲话初稿就可能达到基本的要求。但是，从提高自身公文写作的水平来看，还需再做好两项工作:
第一，整理学习，方法是?对照花脸稿?。提交初稿之后，领导往往会对文稿提出修改要求，有的时候还会有颠覆性意见，这是提升自己公文写作水平最好的教材、最好的机会。我们应该将领导改动的部分和自己起草的内容进行比照，细致揣摩，认识到?应该这么写?的道理和 ?不应该那么写?的原因。每对照一次，就相当于和领导进行了一次间接的思想交流。当文章最后成稿后，还应该对一稿、二稿、三稿甚至更多的修改过程进行重温，这样常常会有新的启发，也会逐步找到写公文的窍门。有的同志将领导改过的花脸稿整理起来，形成个人的?错题本?，就是一个很好的办法。
第二，丰富完善，方法是?伤其十指，不如断其一指?。写上一百篇文章，不如写好一篇文章。要提升公文写作水平，聚焦目标、集中火力是一个很好的办法。同样以领导同志在群众路线教育实践活动机关总结大会上的讲话为例，可以尝试把这篇讲话改造成大会报告、会议纪要、学习通知、新闻通稿、评论员文章、社论文章、专栏文章、发言摘要等各类形式，虽然基本内容一致，但不同形式对文章的要求是不同的，把一篇文章拆开了揉碎了，重新排列组合，反复咀嚼琢磨，就会对各种类型的文体有基本把握，也会大大加深对领导讲话的理解。
提升公文写作水平是一个需要长期学习、思考和实践的过程，不可能一蹴而就。所谓的?五步?写作法，只是为初学者提供一个最基本的思路和方法，如果希望真正地提升公文写作水平，恐怕还需要勤学苦练，孜孜以求，在工作之外多读、多问、多思、多背、多写，下苦功夫、深功夫、真功夫。这?五多?比前面的?五步?写作法，要重要得多。
作者:曾锐 文章摘自《秘书工作》杂志2015年第6期
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